Wat is een PDA eigenlijk precies?
“Simpel gezegd is het een complete computer op zakformaat, maar dan wel een eenvoudige. We kunnen al onze projecten bijhouden, inclusief orderronden. Je kunt alleen een checklist invullen, maar het is ook mogelijk om écht artikelen te bestellen en orders te maken. Dat laatste gaat allemaal een stuk sneller dan voorheen. En het is inzichtelijker omdat een order één op één wordt omgezet, zodat er geen fouten kunnen ontstaan.”
Wat zijn de voordelen?
“Winst. In tijd én kwaliteit. In eerste instantie staat de PDA voor winst voor de opdrachtgever, bijvoorbeeld omdat we online rapporteren. De klanten kunnen direct meekijken, terwijl het project nog loopt. Zo kunnen opdrachtgevers precies de status van hun project in de gaten houden. In de rapportages lezen zij hoe laat we bij welke klant zijn geweest, de display hebben geplaatst en op welk tijdstip we weer zijn vertrokken. Kortom: ons hele bezoek staat geregistreerd. En met de foto’s kan de klant letterlijk meekijken.”
Wat zijn de voordelen voor ‘ons’?
“Dankzij de PDA lopen we minder vertraging op, want vroeger moesten we alles schriftelijk rapporteren. Eerst zelf verwerken, op de post doen, vervolgens wordt het bij Caring verwerkt en dan ben je zo dagen verder. Vroeger registreerden we in Excel; plakken en knippen om de planning met de rapportage te matchen. Erg omslachtig. Sinds de invoering van de PDA wordt alles real time gerapporteerd en heeft het personeel van Caring op dit terrein geen administratieve romplomp meer. Zij kunnen als het ware na hun laatste werkbezoek de deur achter zich dichtdoen.”
Hoe zijn de reacties van het personeel?
“Eigenlijk kun je onze medewerkers in drie groepen verdelen: twintigers, veertigers en zestigers. Oudere werknemers hebben meer moeite met het systeem, maar zijn er wel volop mee aan de slag. Wij doen er dan ook alles aan om ze te ondersteunen. Ze mogen altijd bellen of langskomen; dan leggen we het ter plekke uit. Jonge mensen groeien met de elektronische techniek op. Voor hen is het een lage drempel om de PDA te gebruiken. Veertigers vinden het leuk en kunnen er, na een goede training, relatief makkelijk mee aan de slag. Voor de duidelijkheid: het gaat overigens niet om controle van onze werknemers. We gaan uit van de kwaliteit van de data van de rapportages.”
Zitten er nog leuke extra’s op?
“Je kunt foto’s van het schap of de display bij je rapportage plaatsen. En een digitale handtekening. Leuke gadgets? Onbeperkt internet! Maar voor de rest proberen we het, wat extra’s betreft, zo zakelijk mogelijk te houden. Je moet de PDA zien als een stukje standaard gereedschap voor dagelijks gebruik op het werk. Als iedereen hieraan zijn eigen draai gaat geven, heb ik straks honderden verschillende computertjes te beheren...” |
